نرم افزار مدیریت بایگانی
امروزه، بسیاری از شرکت ها یا اهمیت مدیریت بایگانی را دست کم می گیرند یا این فرآیند را به جای یک الزام یک موضوع ساده و راحت تلقی می کنند. با این حال، برنامه های مدیریت بایگانی برای هر شرکت، اداره و سازمانی که نیاز به فعالیت های حسابداری دارد، حیاتی هستند، چرا که آنها می توانند به مزایای زیادی جهت بهره وری و صرفه جویی در هزینه دسترسی پیدا کنند. علاوه بر این، یک سیستم مدیریت بایگانی خوب به تضمین انطباق و دسترسی سریع به فایل ها کمک می کند.
اکنون، بیش از پیش، برای سازمان ها حیاتی است که از یک برنامه مدیریت بایگانی موثر در محل کار خود استفاده کنند. از آنجا که ایجاد مقادیر نامحدود اطلاعات همچنان در حال افزایش است و قوانین و مقرراتی جدیدی ایجاد می شوند و در نتیجه نیاز به امنیت بیشتری است، لزوم استفاده از مدیریت بایگانی بیشتر احساس می شود.
در حالی که بسیاری از شرکت ها، سازمان ها و ادارت دولتی با مفهوم مدیریت بایگانی آن هم به صورت نگهداری از اسناد کاغذی آشنا هستند، هنوز با بایگانی حجم عظیمی از اسناد به صورت الکترونیکی استفاده ای ندارند. صاحبان کسب و کارها باید اهمیت مدیریت همه پرونده ها، از جمله هم فیزیکی و هم الکترونیکی را درک کنند. علاوه بر این، آنها باید بدانند که اجرای برنامه جامع دبیرخانه و مدیریت بایگانی چگونه می تواند به سازمان ها در رسیدن به اهداف بلند مدت کمک می کند.
بایگانی چیست؟
بایگانی، هر سندی است که در یک محیط اداری ایجاد یا دریافت شده است و از یک سازمان در انجام کسب و کارشان پشتیبانی می کند. بایگانی چه کاغذ باشد چه دیجیتال، حاوی اطلاعاتی است که تولید، اجرا، یا در ارتباط با فعالیت های اداری مورد استفاده قرار گرفته است و باید به طور دائم یا موقتی حفظ شوند. بایگانی مدرک محکمی از سیاست های منحصربه فرد شرکت ها و سازمان ها است که اغلب دارای ارزش اداری، تاریخی و قانونی می باشد.
چرا مدیریت بایگانی مهم است؟
طبق گفته IBM، نود درصد از داده های جهان تنها در ۲ سال اخیر ایجاد شده اند. بدون نظارت منظم اطلاعات شما، مدیریت حجم عظیمی از این داده‌ها تقریبا غیر ممکن خواهد بود.
اهمیت مدیریت بایگانی در چگونگی رسیدگی به اطلاعات ایجاد شده، دریافت شده، نگهداری و از بین بردن آنها (بدون در نظر گرفتن فرمت سند) دارد. به عبارت دیگر، مدیریت بایگانی در سراسر چرخه عمر و فعالیت خود بر سوابق نظارت می کند. در نهایت، استفاده از مدیریت بایگانی بهترین راه برای تضمین ثبت سوابق تاریخی، مالی، و قانونی است که به دقت شناسایی و حفظ شده اند.
ویژگی های مدیریت بایگانی و دبیرخانه
سیستم مدیریت بایگانی با کیفیت می‌تواند مزایای متعددی را برای سازمان شما داشته باشد، از بهبود کارایی و بازیابی سریع گرفته تا افزایش جریان های کاری و به حداقل رساندن خطرات از جمله این مزایا هستند. موارد زیر چند ویژگی برتر از مدیریت بایگانی هستند که می توانید جهت سرمایه گذاری در سیستم مدیریت اسناد خود استفاده کنید و از مزایای آن بهره ببرید:
1. گردش کار بهتر
حقیقت این است که اغلب شرکت ها و سازمان ها زمان سپری شده در ذخیره سازی و یا جستجوی اسناد ثبت شده را مد نظر قرار نمی دهند، بنابراین دانستن این امر که چقدر زمان در این فرآیند هدر خواهد رفت، دشوار است. اما وقتی اسناد در محل بایگانی در قفسه های پر از پرونده نگهداری می‌شوند، شکی نیست که زمان زیادی برای بازیابی اطلاعات مربوطه از دست خواهد رفت. بدتر از این، بعد از بازیابی سوابق، آنها باید مجددا مرتب شوند که همین کار ساعت ها طول خواهد کشید که بهتر است از مکان دیگری در دفتر کار استفاده شود.
به لطف سیستم مدیریت بایگانی، اطلاعات و جزئیات شما می توانند به راحتی در هر زمان که شما به آنها نیاز دارید در دسترس شما باشند. به نوبه خود، این کار گردش کار را سرعت می بخشد و توانایی سازمان شما برای رسیدگی به کسب و کار به موقع را افزایش می دهد و تحویل خدمات را تضمین می کند.
2. صرفه جویی در هزینه
حجم گزارش ها و ایمیل هایی را در نظر بگیرید که کسب و کار شما به صورت روزانه تولید و دریافت می کند؛ خارج از همه این اطلاعات، ممکن است تنها یک درصد کمی از این اطلاعات واقعا برای کار شما ضروری و مفید باشند. علاوه بر این، رسیدگی به اسناد بایگانی شده، به خصوص به صورت کاغذی، نیاز به زمان و پول قابل توجهی برای ایجاد فضای مناسب و چندین چاپگر و پرینتر دارد. خوشبختانه، با مدیریت بایگانی ، شرکت شما می تواند کنترل مناسبی بر روی اسناد مورد نیاز برای بایگانی داشته باشد.
مدیریت بایگانی دیجیتال با کاهش هزینه های ذخیره سازی و بهبود کارایی تیم خود، صرفه جویی قابل توجهی در هزینه های را ارائه می دهد.
3. بازیابی اطلاعات
به بیان ساده، اطلاعات تنها زمانی کار راه انداز خواهند بود که بتوان آنها را به راحتی بازیابی کرد؛ اگر شما قادر به دستیابی به اسناد خود هنگام نیاز نیستید، تقریبا هیچ نفعی در بایگانی این اسناد وجود ندارد. اما با بازیابی موثر و سیستم های در دسترس، شرکت شما می تواند تصمیمات آگاهانه تری بگیرد. نرم افزار مدیریت بایگانی بازیابی اسناد را کارآمدتر می سازد، به طوریکه اسنادی که مورد نیاز شما نیست را از بین برده و در نتیجه دسترسی شما به باقی اطلاعات آسان تر خواهد بود.
علاوه بر این، با یک سیستم مدیریت بایگانی مبتنی بر ابر، داده ها را می توان از راه دور به روزرسانی کرد و به اشتراک گذاشت. این سطح از قابلیت بازیابی به مدیران هر بخش اجازه می دهد تا تمام اطلاعاتی که نیاز دارند را در دسترس داشته باشند و آنها را قادر به دستیابی هوشمندانه تر می کند.
4. کاهش ریسک
با اجرای مدیریت بایگانی، شرکت شما می تواند به راحتی خطرات و یا مشکلات بالقوه را کاهش دهد. این امر به این دلیل است که یک استراتژی مدیریت بایگانی دقیق و متفکرانه می‌تواند مسولیت مرتبط با حذف اسناد را به حداقل برساند (به این معنی که ریسک جریمه‌ها یا سایر اقدامات انضباطی را کاهش می‌دهد). در واقع، مدیریت بایگانی که به خوبی اجرا شده باشد، این ریسک‌ها را به همان روشی که مشاوره حقوقی و یا سیاست بیمه ممکن است انجام دهند با محافظت در برابر رویدادهای ناخواسته یا پیش بینی نشده در آینده کاهش دهد.
5. امنیت بالا
حفاظت از اطلاعات شما یکی از بزرگ ترین دغدغه های سازمان ها در سرتاسر دنیا است. هر سازمان، بدون توجه به بزرگی و وسعت آن، نیاز به برنامه ریزی هوشمندانه برای کمک به محافظت از فایل های پرسنل و دیگر اطلاعات محرمانه از تهدید به فجایع یا سرقت دارد. موثرترین سیستم های مدیریت بایگانی، توانایی دیجیتالی کردن اطلاعات ورودی، فاکتورها، قراردادهای مشتری و عوامل دیگر را دارند، بنابراین هر یک از این اسناد در یک آرشیو قابل جستجو به محض دریافت ثبت خواهند شد. سپس، زمانی که با یک برنامه IT قابل‌اعتماد ادغام شوند، اطلاعات شما به درستی محافظت خواهند شد و هر زمان که نیاز است در دسترس خواهند بود.
به این ترتیب، مدیریت بایگانی، تمامیت و حریم خصوصی سوابق شما را حفظ می کند و اطمینان می دهد که تمام محتویات حساس و یا جزئی ترین اطلاعات کارمندان را نمی توان از طریق کاربران غیر مجاز به دست آورد.
6. حفظ اطلاعات
اسناد یک سازمان، یک پایگاه داده گسترده هستند که محتوای هرگونه برنامه ریزی و تصمیم گیری آینده را در اختیار دارد. هر سندی که بایگانی می شود، واحدی است که در یک روز کاری معین ایجاد می شود و می تواند در تصمیمات محوری، به روزرسانی سیاست و غیره مورد استفاده قرار می گیرد. از آنجا که اسناد فعالیت های جاری را در محل کارتان ثبت می کنید، این اسناد منبع بزرگی برای بررسی حقیقت یا تایید اطلاعات مربوط به یک یا چند تا از کارکنان شما خواهند بود. این حفظ اطلاعات برای موفقیت مستمر شرکت شما و همچنین بهبود بهره وری در دپارتمان شما در هر دو دوره کوتاه و بلند مدت ضروری است.
7. افزایش روحیه
هیچ شکی نیست که مدیریت ضعیف در بایگانی، سیستم های بایگانی نشده و از دست دادن مکرر اسناد در یک محیط اداری می‌تواند تاثیر مستقیمی بر روحیه و انگیزه کارکنان در محیط کاری داشته باشد. اگر چه تعیین کمیت این شرایط به طور منفی بر تیم شما نیز تاثیر مثبتی نخواهد داشت اما بدون شک قابل توجه خواهد بود. با اجرای یک سیستم قوی برای مدیریت بایگانی، می توانید احساس کلی را در میان کارکنان خود افزایش دهید و اطمینان حاصل کنید که کارها مطابق با برنامه و اهداف شما اجرا می شوند.
اصول اولیه مدیریت بایگانی
اصول اولیه مدیریت بایگانی عبارتند از: هدف، تایید، طبقه بندی، هزینه معقول، کشش پذیری، حفظ و در دسترس بودن. در اصل، این اصول دیکته می کنند که یک سیستم مدیریت بایگانی “خوب” چیست و یک ساختار را نشان می دهند که باید آن را دنبال کنید.
در حالی که ذخیره سازی اسناد کاغذی هنوز یک روش رایج برای مدیریت بایگانی است. این روش همچنین روشی پرهزینه و زمان بر است که به تدریج در حال منسوخ شدن است. از آنجا که فایل های کاغذی نامناسب هستند، می توان به راحتی آنها را با راه حل های پیشرو در صنعت تکنولوژی که شامل مدیریت اسناد دیجیتال هستند جایگزین کرد تا عملکرد بهتری داشته باشند.